Richtiges Mahnen

Forderungsbeitreibung sogenanntes Inkasso. Wie mahne ich richtig?
Sie haben eine offene Rechnung und Ihr Schuldner zahlt nicht. Was tun?

Zunächst muss man wissen, dass im Zivilprozess in Deutschland der Verlierer alles zahlt. Wer einen Prozess verliert, muss dem Gewinner alle Kosten als Schadensersatz ersetzen (dies gilt nicht im Arbeitsgerichtsprozess). Diese Möglichkeit des Schadensersatzes gibt es auch schon außergerichtlich. Sollte also Ihr Schuldner Ihre Rechnung nicht bezahlen, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen Ihre Kosten und Auslagen ersetzt verlangen. Hierzu gehören zum Beispiel die Kosten einer Einwohnermeldeamtsanfrage, aber auch Kosten für eigene Mahnungen. Die Gerichte schätzen Mahnkosten pauschal mit fünf Euro, was sicherlich bei einer gewerblichen Mahnung völlig lebensfremd ist, da die Arbeitszeit der Mitarbeiter und der hinter einer Mahnung stehende Aufwand erheblich größer ist.

Voraussetzung für jeden Schadensersatzanspruch ist, dass ihre Forderung fällig ist. Die Fälligkeit kann zum Beispiel aus dem Gesetz folgen oder aus Vertrag. Ist im Vertrag nichts geregelt, ist eine Forderung fällig, wenn dies üblich ist. Bei einem Kaufvertrag zum Beispiel geht man davon aus, dass die Ware sofort übereignet wird, und der Kaufpreis dementsprechend auch sofort fällig ist. Die Fälligkeit kann aber auch nach einem Datum bestimmt werden.
Üblicherweise erstellt man eine Rechnung, welche die Fälligkeit auslösen soll. Hierfür ist es wichtig, dass die Rechnung einen konkreten Zahlungstermin enthält, Formulierungen wie „sofort nach Erhalt“ sind meist nicht so gut geeignet, da man nicht genau weiß, wann der Vertragspartner die Rechnung bekommen hat. Es empfiehlt sich also Zahlungsfristen zu setzen, die hinreichend lang sind, so dass sie auch eingehalten werden können. Fristen, die zu kurz bemessen sind, setzen üblicherweise eine angemessene Frist in Gang.

In einem Rechtsstreit müssen alle Parteien das für sie Günstige beweisen. Sie haben insoweit die Beweislast. Die jeweils andere Seite braucht die Tatsachen, für die sie nicht beweisbelastet ist, nur – gegebenenfalls konkret – bestreiten. Der Beweisbelastete muss nun mit einem zugelassenen Beweismittel den Nachweis seiner Behauptung erbringen, kann er dies nicht, so verliert er den Prozess. Aus diesem Umstand folgt, dass Sie als Rechnungsersteller beweisen müssen, dass Sie eine Rechnung erstellt haben, und dass diese dem Rechnungsempfänger auch zugegangen ist.

Üblicherweise schickt man eine Rechnung nicht per Einschreiben oder per Postzustellungsurkunde. Den Zugang der Rechnung kann man also im Zweifel nicht nachweisen.
Es empfiehlt sich deshalb, mit der ersten Mahnung die Rechnung nochmals zu übersenden und in der Mahnung noch mal Bezug auf die Rechnung zu nehmen. Diese erste Mahnung sollte bereits per Einwurfeinschreiben (das klassische Einschreiben-Rückschein hat das Risiko, dass es bei der Post nicht abgeholt wird, und folglich nicht zugegangen ist) übersandt werden. Auch sollten Sie nachweisen können, gegebenenfalls durch Zeugen, dass die Mahnung und die Rechnung im Brief gewesen ist.
Nun haben Sie sicher die Fälligkeit ausgelöst, die theoretisch schon vorher bestanden haben könnte aber bislang nicht nachweisbar war. Dieser Schritt ist entbehrlich, wenn über die Rechnung schon Schriftverkehr vorliegt, aus dem sich ergibt, dass der Schuldner die Rechnung hat.

Sollte Ihr Schuldner weiterhin nicht zahlen, müssen Sie diesen in Verzug setzen (Paragraf 286 BGB) oder 30 Tage warten, dann kommt ihr Schuldner gemäß Paragraf 286 Abs. 3 BGB automatisch in Verzug, hierauf muss man den Schuldner wenn er Verbraucher ist aber in der Rechnung hinweisen.

Üblich ist es, eine Mahnung zu schicken, in welcher Sie eine angemessene Frist zur Zahlung setzen (im Zweifel zwei Wochen). Diese Mahnung kann entbehrlich sein, wenn ihr Schuldner die Zahlung endgültig verweigert hat.
Zahlt ihr Schuldner weiterhin nicht, können sie nunmehr einen Anwalt beauftragen. Beauftragen Sie dem Anwalt zu einem früheren Zeitpunkt haben sie das Risiko, dass sie auf den Kosten des Rechtsanwalts sitzen bleiben, da Sie diesen dann bereits vor Verzugseintritt beauftragt haben, so dass die Kosten kein Verzugsschaden sind.

Wird ein Anwalt beauftragt, mahnt dieser üblicherweise noch einmal. Die Erfahrung lehrt, dass ein großer Anteil der Schuldner dann doch ihrer Zahlungspflicht nachkommt, denn es ist bekannt, dass Anwälte den Weg zu Ende gehen und zur Not Klage erheben. Die Drohung mit den Kosten reicht häufig schon aus, um zur Zahlung zu bewegen. Leider zahlen viele Schuldner ohne die Anwaltskosten. In diesem Fall ist es wichtig, dass sie Fälligkeit und Verzug beweisen können, andernfalls sind nämlich die Anwaltsgebühren nicht mit Erfolg einzuklagen. Deshalb ist es wichtig, dass sie die oben beschriebenen Schritte gut dokumentiert vor Beauftragung des Rechtsanwalts durchgeführt haben, dann sind auch die Anwaltsgebühren mit einklagbar.
Ab Verzugsbeginn können auch noch Verzugszinsen verlangt werden. Bei Verbrauchern sind dies 5 % über dem Basiszinssatz, bei gewerblichen Rechnungen kann eine Pauschale in Höhe von 40 € gefordert werden, darüber hinaus ein Zinssatz in Höhe von 9 % über dem Basiszinssatz (Paragraf 288 BGB). Eine gute Geldanlage also.

Reagiert ihr Schuldner bis hierhin auf nichts, empfiehlt sich das relativ kostengünstige gerichtliche Mahnverfahren. Hiermit erreicht man eine schnelle Titulierung der Forderung bei mäßigen Kosten. Keinesfalls sollte man dieses Formular selbst ausfüllen, da es erhebliche Tücken enthält und gerade eine falsche Angabe von Zinsen zum Verlust derselben führen kann, was ärgerlich wäre.
Der dann ergehende Vollstreckungsbescheid ermöglicht es Ihnen 30 Jahre lang zu vollstrecken, wobei die 30 Jahre bei jedem Vollstreckungsversuch neu zu laufen beginnen. Hier muss man einen langen Atem haben. Nach unseren Erfahrungen kommen doch viele Schuldner irgendwann wieder zu Geld und man bekommt seine Forderung mit den oben angegebenen Zinsen nachgezahlt, selbst wenn unmittelbar nach Titulierung der erste Vollstreckungsversuch häufig erfolglos bleibt.
Sicherlich gibt es auch Schuldner, die nie wieder zu Geld kommen oder versterben oder aus Altersgründen nur geringfügige Einkünfte haben, je mehr man also über seinen Schuldner weiß, desto eher kann man beurteilen, ob die Forderungseinziehung lohnt.
Wir beraten Sie da gern.