Die Urkunde wird in Form der Urschrift erstellt. Die Urschrift ist also das Original, die erste Abfassung der Urkunde.
Die Ausfertigung ist eine Zweitschrift der Urschrift. Ausfertigungen erteilt grundsätzlich die Stelle bei der die Urkunde verwahrt wird, gemäß § 48 BeurkG. Bei einem Notar verbleibt das Original, die Urschrift in seiner Urkundensammlung. Zukünftig ist geplant, dass bei der Bundesnotarkammer ein elektronisches Aktenarchiv angelegt wird, bei dem die Urkunde ein zweites Mal verwahrt wird, um so einen Verlust der Urkunde auf Dauer zu vermeiden. So geht die Urkunde auch nicht verloren, wenn das Büro des Notars ausbrennt oder zum Beispiel dort eingebrochen wird.
Die Ausfertigung erkennt man am Ausfertigungsvermerk (§ 49 BeurkG). Mit ihm wird bestätigt, dass der Inhalt mit der Urschrift identisch ist. Der Vermerk ist vom Aussteller zu unterschreiben und mit dem Siegel zu versehen. Fehlt der Ausfertigungsvermerk ist die Ausfertigung unwirksam. Die Ausfertigung vertritt die Urschrift im Rechtsverkehr (§ 47 BeurkG). Da der Notar die Urschrift verwahrt, benötigt man eine Ausfertigung überall dort, wo es nicht nur auf den Inhalt Urkunde ankommt, sondern auch auf den Besitz des Originals. Dies ist insbesondere bei Vollmachten wichtig, da ein gutgläubiger Dritter darauf vertrauen darf, dass die Vollmacht noch besteht, wenn sich das Original in den Händen des Bevollmächtigten befindet. Eine beglaubigte Abschrift reicht hier nicht aus. Möchte man eine Vollmacht widerrufen, sollte man sich also das Original der Vollmacht zurückgeben lassen.
Die beglaubigte Abschrift ist eine Zweitschrift der Urschrift. Durch den Beglaubigungsvermerk wird bestätigt, dass der Inhalt dieser Abschrift mit der Urschrift übereinstimmt. Beglaubigte Abschriften kann man sowohl von öffentlichen Urkunden fertigen, aber auch von privaten Urkunden. Häufig werden zum Beispiel beglaubigte Abschriften von Arbeitszeugnissen gefordert. Der Notar oder die andere öffentliche Stelle bestätigt also, dass es ein Original gibt, welches mit dieser Kopie übereinstimmt. Die beglaubigte Abschrift ist ein einfaches Zeugnis im Sinne von § 39 BeurkG.
Bei der Unterschriftsbeglaubigung wird durch den Notar bestätigt, dass der Unterzeichner die Erklärung unterschrieben hat. Der Notar prüft hierbei die Identität des Unterzeichners durch ein amtliches Ausweispapier wie einen Personalausweis oder Reisepass.
Die Unterschrift kann entweder vor dem Notar unterschrieben werden oder vor dem Notar anerkannt werden. Entsprechend bestätigt der Notar, dass es sich um eine vollzogene oder eine anerkannte Unterschrift handelt. In jedem Fall muss der Unterzeichner vor dem Notar anwesend sein. Der Notar muss den Text, der unterschrieben wird nicht vorlesen. Der Notar hat mit dem Text nichts zu tun, diesen bezeugt der Notar auch nicht, der Text kann also sogar in einer fremden Sprache, die der Notar nicht versteht, abgefasst sein. Der Notar bestätigt nur die Echtheit der Unterschrift und die Identität des Unterzeichners.
Die Abschrift ist schlicht eine Zweitschrift oder noch einfacher eine Fotokopie. Sie hat keinerlei Bedeutung im Rechtsverkehr, wird in Rechtsstreitigkeiten häufig als Augenscheinsobjekt als Beweismittel verwandt. Lediglich wenn die Echtheit der Fotokopie infrage gestellt wird, ist das Original vorzulegen. Früher mussten Urkunden noch abgeschrieben werden um sie zu vervielfältigen, heute geht dies maschinell, der alte Name hat sich gleichwohl gehalten.
März 2018 Ralf Pietsch
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